ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE ESTE OBLIGATORIE?
Unul dintre subiectele frecvent aduse în discuție ține de arhivarea documentelor. Fie că vorbim despre cea fizică, fie că vorbim despre cea electronică, arhivarea documentelor emise în cadrul unei instituții, reprezintă un aspect obligatoriu stabilit de lege, fiind, totodată, mai mult decât necesară pentru a putea garanta buna desfășurare a activității acesteia, dar și o organizare sistematică a actelor și a înregistrărilor, deopotrivă.
CE TIP DE INSTITUȚII AU OBLIGAȚIA DE A ARHIVA?
Pentru a putea răspunde la această întrebare, vom avea ca punct de pornire, Legea nr. 31/1990 privind societățile și Ordinul MFP 2634/2015 privind arhivarea documentelor financiar-contabile, din cadrul cărora rezultă că arhivarea este obligatorie pentru următoarele:
1. Societăți de tip corporatist;
2. Societăți de tipul celor cu răspundere limitată (S.R.L.), societăți de acțiuni (S.A.), societăți în comandită simplă (S.C.S.), societăți în comandită pe acțiuni (S.C.A), societăți în nume colectiv (S.N.C.);
3. Organismele ce se ocupă cu plasamentul colectiv;
4. Subunitățile ce nu dețin personalitate juridică;
5. Instituțiile publice, indiferent de natura acestora;
6. Regiile autonome;
7. Societățile și companiile naționale și institutele de cercetare/dezvoltare.
ÎN CE CONSTĂ ARHIVAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR-CONTABILE ȘI PE CE PERIOADĂ SE PĂSTREAZĂ?
Fie că ne place sau nu, conform normelor legislative aflate în vigoare, precum și a normelor metodologice aprobate de către Arhivele Naționale ale României, arhivarea documentelor, indiferent de tipul acestora, se face ținând cont de:
• Necesitatea grupării acestora în mod cronologic și sistematic în cadrul dosarelor de arhivare ce vor fi numerotate și arhivate, urmând a fi amplasate în cutii special concepute în acest sens. Gruparea va fi realizată individual pentru fiecare exercițiu financiar în parte;
• Obligativitatea depozitării acestora în spații amenajate strict cu scop de arhivare, fiind asigurată existența tuturor mijloacelor necesare în vederea prevenirii și a stingerii incendiilor;
• Păstrarea unei evidențe a acestora, atât de ordin cantitativ, cât și în ceea ce privește spațiile în care acestea sunt amplasate prin întocmirea Registrului de evidență;
• Necesitatea asigurării unui mediu propice care să limiteze pe cât posibil riscurile de distrugere, degradare sau chiar sustragere a documentelor.
În ceea ce privește perioada de timp pe care fiecare document financiar-contabil îl petrece în arhiva, aceasta variază în funcție de tipul acestuia, fiind cuprins între 5, 10 și chiar 50 de ani.
TIPURI DE DOCUMENTE FINANCIAR-CONTABILE CLASIFICATE ÎN FUNCȚIE DE TIMPUL DE ARHIVARE
Documente financiar-contabile ce trebuie păstrate în arhivă pe o perioadă de 5 ani:
• Chitanțele și alte documente ce atestă dovada achitării;
• Bonurile de consum;
• Deconturile (pe cheltuieli în monedă națională sau valută);
• Borderourile de achiziție;
• Fișele de magazie și de inventar;
• Fișele de cont ale clienților, furnizorilor ș.a.m.d.;
• Note de debitare sau de creditare;
• Angajamentele de plată și dispozițiile de livrare;
• Extrasele de cont;
• Ordinele de deplasare și deconturile aferente etc.
Documente financiar- contabile ce trebuie păstrate în arhivă pe o perioadă de 10 ani:
• Registrul jurnal;
• Registrul inventar;
• Alte documente justificative ce stau la baza înregistrărilor contabile;
Documente financiar-contabile ce trebuie păstrate în arhivă pe o perioadă de 50 de ani:
• Statele de plată.
De reținut că perioada de timp în care sunt arhivate documentele ce atestă proveniența unor bunuri/ mijloace fixe trebuie să coincidă cel puțin cu durata de viață a acestora (nu putem arhiva un document pe 5 ani, dacă perioada de viață a bunului este de 7 ani).
ESTE VALABILĂ ARHIVAREA ÎN FORMAT ELECTRONIC A DOCUMENTELOR?
Deși nu mai reprezintă un element de noutate, arhivarea electronică a documentelor ridică încă anumite semne de întrebare și celor mai experimentați antreprenori. Este arhivarea electronică suficientă? Este luată în calcul în cazul unui control?
Începând cu începutul anului 2016, normele referitoare la arhivare au suferit anumite modificări, în sensul în care, în cazul documentelor financiar-contabile este posibilă arhivarea documentelor atât în format fizic, cât și electronic cu condiția de a putea avea acces permanent la arhiva electronică în vederea listării acestora în conformitate cu OMFP 2634/2015, atât pentru instituție, cât și la cererea organelor de control.
Tot în cadrul aceluiași ordin, regăsim și posibilitatea de a apela la serviciile unei firme specializate în arhivare (operator autorizat în acest sens). Astfel, actul normativ menționează faptul că păstrarea documentelor justificative, a registrelor contabile și a tuturor celorlalte acte contabile se poate face la domiciliul fiscal, în cadrul sediilor sociale sau a celor secundare și mai nou în spațiile special amenajate în baza unui contract de prestări servicii de arhivare încheiat cu un operator autorizat.
CARE SUNT AVANTAJELE ARHIVĂRII?
Pe lângă obligativitatea legislativă a arhivării, aceasta aduce și o serie de avantaje ce poate produce schimbări reale în modul de desfășurare a activităților din cadrul fiecărei întreprinderi, avantaje care în momentul în care sunt valorificate, garantează o eficientizare a întregului sistem lucrativ. Care sunt aceste avantaje? Ei bine, ne referim la:
• Asigurarea siguranței documentelor prin limitarea surselor de risc;
• Auditarea rapidă și eficientă, datorită accesului rapid la informație, fiind asigurat și factorul cronologic;
• Creșterea gradului de organizare la nivelul întreprinderii.
LIPSA UNEI ARHIVE POATE ATRAGE SANCȚIUNI?
Atunci când vorbim despre o obligație stabilită de lege, deducem în mod automat că nerespectarea acesteia poate atrage anumite sancțiuni, iar arhivarea nu face o excepție în acest sens. Astfel, pe lângă actele normative specifice, obligativitatea documentelor financiar-contabile se regăsește și în Codul de Procedură Fiscală la art. 109.
În ceea ce privește sancțiunea aplicată, aceasta este prevăzută la art. 336, alin. (2), lit. c) din cadrul aceluiași act normativ și constă într-o amendă în cuantum de 2.000-3.500 de lei în cazul PFA și a societăților mici și în cuantum de 12.000-14.000 de lei în cazul societăților mijlocii și mari cu mențiunea că valoarea se poate înjumătăți în cazul achitării acesteia în integralitate în termen de 48 de ore de la emitere.
CE TREBUIE SĂ VERIFICĂM LA UN OPERATOR DE SERVICII DE ARHIVARE?
Așa cum am spus și anterior, instituțiile au posibilitatea de a contracta societăți (operatori) specializați în prestarea serviciilor de arhivare. Ce condiții trebuie însă îndeplinite de acestea? Au nevoie de autorizații speciale? Răspunsul este da. Pentru a putea presta servicii de arhivare, operatorul trebuie să fie autorizat, fiind recomandată (dar nu obligatorie) deținerea unei Certificări din partea Arhivelor Naționale ale României. Totodată, pentru a asigura siguranța documentelor, confidențialitatea datelor și nu numai, acesta trebuie să dețină, următoarele:
• SR ISO 9001: Sistem management al calității;
• SR ISO/ CEI 27001: Sistem de Management al Securității Informației;
• ISO / IEC 20000-1: Sistem de management al serviciilor IT(în cazul arhivării electronice);
• Autorizație de protecție a datelor cu caracter personal, în conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001;
• SR ISO 14001: Sistem management de mediu;
• SR ISO 18001: Sistem de management al Sănătății și Securității Ocupaționale;
Pentru a asigura siguranța documentelor, operatorul are obligativitatea de a deține o autorizație PSI și SU în cazul spațiului de depozitare al documentelor. Arhiva ta unde se încadrează?
Echipa TEC
